Een verzuimdag kost gemiddeld 250 tot 400 euro, maar dat zegt weinig over uw situatie. Uw verzuimkosten hangen af van wat u betaalt, hoe lang iemand wegblijft, en of u vervangt.
Een verzuimdag kost 250 tot 400 euro. Dat getal staat op vrijwel elke pagina over verzuimkosten, en het klopt ook wel ongeveer. Het probleem is dat het uw vraag niet beantwoordt.
Want dat bedrag is een gemiddelde over alle ziekmeldingen bij alle bedrijven. Uw kosten hangen af van wat u betaalt, hoe lang iemand wegblijft, en of u vervangt. Bij een griepweek scheelt dat weinig. Bij een traject van acht maanden scheelt het tienduizenden euro’s.
Hieronder staat waar dat bedrag vandaan komt, wat erin zit, waar de rekensom misgaat bij lang verzuim, en welke kostenpost in geen enkele calculator staat terwijl hij bijna 40.000 euro kan zijn.
Dit is een beschrijving van de regels en de cijfers zoals ze gepubliceerd zijn, geen juridisch of financieel advies. Wij zijn geen arbodienst en geen bedrijfsarts. Voor uw eigen situatie is uw arbodienst, uw accountant of een jurist arbeidsrecht de plek om het te toetsen.
Waar die 250 tot 400 euro vandaan komt
Het bedrag komt van arbodiensten, die het uit hun eigen verzuimadministratie halen. ArboNed rekent met 250 tot 400 euro per verzuimdag per medewerker. Andere partijen komen op vergelijkbare bedragen uit.
Eén ding staat er nooit bij, en het scheelt veertig procent: gaat het om werkdagen of om kalenderdagen? Een verzuim van 254 kalenderdagen is ongeveer 181 werkdagen. Rekent u met kalenderdagen, dan komt u dus veertig procent hoger uit dan wanneer u met werkdagen rekent.
Wij rekenen hieronder met werkdagen, omdat u alleen op werkdagen productie misloopt. Dat is een keuze, geen feit, en u kunt hem narekenen.
Waar verzuimkosten uit bestaan
Vier posten, en ze gedragen zich niet hetzelfde.
- Het loon dat doorloopt. Dit is de grootste post en de enige die wettelijk vastligt.
- Vervanging. Een uitzendkracht of zzp’er kost ongeveer hetzelfde als uw medewerker, en via een bureau meer. Vervangt u niet, dan is deze post nul en verschuift hij naar de derde.
- Productieverlies. Werk dat blijft liggen, collega’s die overnemen, klanten die later worden geholpen. Moeilijk te becijferen en daarom vaak weggelaten, wat het niet minder echt maakt.
- Begeleiding. Arbodienst, bedrijfsarts, administratie, re-integratie. Dit is grotendeels een vast bedrag per geval en niet per dag.
Die laatste zin is belangrijker dan hij lijkt. Post 4 is vast per ziekmelding, post 1 en 2 lopen per dag door. Een korte ziekmelding bestaat dus vooral uit vaste kosten, een lange vooral uit doorlopende. Dat bepaalt waar u iets kunt veranderen.
Wat u wettelijk moet doorbetalen
De wet zegt: maximaal twee jaar, en minimaal 70 procent van het loon (bron: Ondernemersplein, Rijksoverheid).
In het eerste jaar geldt er een bodem. Komt die 70 procent onder het minimumloon uit, dan vult u aan tot het minimumloon. In het tweede jaar vervalt die bodem; uw medewerker kan dan zelf een toeslag bij UWV aanvragen.
De 70 procent gaat over het hele loon dat uw medewerker zou hebben verdiend, dus inclusief toeslagen en structureel overwerk. En staat er in uw cao of arbeidsovereenkomst een aanvulling, dan geldt die. Is dat een aanvulling tot honderd procent in het eerste jaar, dan is dat wat u feitelijk doorbetaalt.
Na twee jaar stopt de loondoorbetaling en mag u de arbeidsovereenkomst beëindigen. Uw medewerker vraagt dan een WIA-uitkering aan.
Waarom rekenen met verzuimkosten per dag misgaat bij lang verzuim
Hier zit de fout die bijna elke calculator maakt: een vast dagtarief over twee jaar uitsmeren.
Dat klopt niet, want uw kosten zijn niet vlak. Vult uw cao het eerste jaar aan tot honderd procent, dan betaalt u dat jaar honderd procent en het tweede jaar het wettelijke minimum van 70 procent. Een calculator met één tarief overschat dan het tweede jaar en onderschat het eerste.
En er is iets wat u daarbij moet weten over psychisch verzuim. Een traject bij stressklachten duurt gemiddeld 254 dagen, bij burn-out 330 dagen (bron: ArboNed en HumanCapitalCare, cijfers over 2025). Dat is acht tot elf maanden. Het typische langdurige geval zit dus helemaal in het eerste jaar, waar u het meest doorbetaalt.
De korting van het tweede jaar bereikt u alleen bij de gevallen die langer duren dan twaalf maanden. En dat zijn precies de gevallen met het grootste staartrisico.
De rekensom voor één langdurig geval
Een medewerker met 3.500 euro bruto per maand. Reken dertig procent werkgeverslasten erbovenop en u zit op 4.550 euro per maand. Acht maanden verzuim, dus binnen het eerste jaar.
| Scenario | Kosten over acht maanden |
|---|---|
| Loon dat doorloopt, zonder vervanging | 36.400 euro |
| Plus vervanging tegen hetzelfde tarief | 72.800 euro |
| Plus vervanging via een bureau, dertig procent opslag | 83.700 euro |
Leg dat naast het vuistregelbedrag. Acht maanden is ongeveer 171 werkdagen. Tegen 250 tot 400 euro per dag komt u op 42.750 tot 68.400 euro.
Die twee komen redelijk bij elkaar uit, en dat is het goede nieuws over de vuistregel: hij is niet gek. Het slechte nieuws is dat hij niets zegt over úw situatie. Betaalt u boven modaal en vervangt u ook, dan zit u boven de bovenkant van die marge. Vervangt u niet, dan zit u eronder.
De kostenpost die in geen enkele calculator staat
Na twee jaar toetst UWV wat u aan re-integratie hebt gedaan. Oordeelt UWV dat u te weinig hebt gedaan, dan volgt een loonsanctie: u betaalt maximaal nog een jaar loon door, en u mag uw medewerker in dat jaar niet ontslaan (bron: UWV).
Een derde jaar dus. In het rekenvoorbeeld hierboven, tegen het wettelijke minimum van 70 procent, is dat ongeveer 38.000 euro. Bovenop alles wat er al was.
Hoe vaak dat gebeurt, is bekend. Over 2015 tot en met 2017 leidde 11 procent van de getoetste re-integratieverslagen tot een loonsanctie, op ongeveer 20.000 tot 24.000 toetsen per jaar (bron: UWV, RIV-toetsing).
Het percentage loopt op met de bedrijfsgrootte: 8 procent bij bedrijven tot 25 medewerkers, 9 procent bij 26 tot 100, en 12 procent bij meer dan 500. Dit zijn de meest recente uitgesplitste cijfers die UWV hierover heeft gepubliceerd.
Voor een bedrijf van uw omvang is dat 8 tot 9 procent, dus ruwweg één op de twaalf dossiers. Dat is geen randgeval, dat is een reëel risico met een prijskaartje van bijna 40.000 euro. En het is het enige deel van uw verzuimkosten dat volledig van uw eigen dossiervoering afhangt.
Wat de vuistregel “2,5 keer het salaris” waard is
U komt die vuistregel overal tegen: een zieke medewerker kost u ongeveer 2,5 keer zijn salaris.
Toets hem op het voorbeeld. Het doorbetaalde loon over acht maanden is 36.400 euro. Keer 2,5 is 91.000 euro. Dat ligt boven het duurste scenario in de tabel hierboven, inclusief vervanging via een bureau.
De vuistregel gaat er dus van uit dat u volledig vervangt, tegen een opslag, én dat er een flinke post productieverlies bovenop komt. Voor sommige bedrijven klopt dat. Voor een kantoorfunctie die u niet vervangt en waar collega’s het werk opvangen, is het ruim twee keer te hoog.
Gebruik hem dus als bovengrens, niet als schatting.
Waar u uw verzuimkosten wel verlaagt
Aan het bedrag per dag verandert u weinig zodra iemand ziek is. Aan de duur wel, en dat is waar het geld zit.
Kijk nog eens naar de rekensom. Elke maand die u van die acht afhaalt, scheelt 4.550 euro aan loon, en het dubbele als u vervangt. Zes weken eerder beginnen is dus geen detail in de marge, dat is ongeveer 6.300 euro, en 12.600 als u vervangt.
Bij psychische klachten zit de grootste te verkorten post in de wachttijd voor hulp. De totale wachttijd in de basis-ggz is 14,1 weken, in de gespecialiseerde ggz 20,9 weken (bron: Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, peilmoment eerste kwartaal 2023). Drie tot vijf maanden, in een traject van acht.
Waar die verzuimdagen precies vandaan komen, hebben wij uitgerekend in ziekteverzuim terugdringen, waar de dagen echt zitten. En wat u onderweg wel en niet over uw medewerker mag weten staat in psychisch verzuim: wat u wel en niet mag weten.
Wij regelen de toegang tot die hulp. Een intake binnen vijf werkdagen bij een gescreende therapeut of coach, anders is de eerste sessie gratis. Naast uw arbodienst, niet in plaats daarvan: zo werkt hulp voor uw medewerkers.
Wat u deze maand kunt doen
Drie dingen, en ze kosten samen een uur.
Reken uw eigen dagtarief uit. Neem het brutoloon van een gemiddelde medewerker, tel dertig procent werkgeverslasten erbij, deel door 260 werkdagen. Dat is uw loon per werkdag, niet uw totale verzuimkosten; vervanging en begeleiding komen er nog bij. Maar het is bruikbaarder dan elke vuistregel, en het is van u.
Zoek uw langste lopende geval op. Niet uw verzuimpercentage, maar dat ene dossier. Vermenigvuldig de dagen met uw eigen tarief. Dat bedrag is meestal groter dan iedereen dacht.
Controleer de data van uw poortwachterstappen. Probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, melding bij UWV in week 42. Dat is de dossiervoering waar de loonsanctie op wordt getoetst, en het is het goedkoopste deel van dit hele verhaal om op orde te hebben. Hoe u die bewaking in uw beleid vastlegt, staat in verzuimbeleid opstellen: wat moet en wat helpt.
Waar het bij verzuimkosten op neerkomt
Verzuimkosten zijn geen gemiddelde maar een uitkomst van drie dingen: wat u betaalt, hoe lang iemand wegblijft, en of u vervangt. Van die drie is de duur de enige die u kunt beïnvloeden.
De vuistregels zijn bruikbaar om de orde van grootte te zien en ongeschikt om op te sturen. En de duurste post is er een die in geen enkele calculator staat: een derde jaar loon doorbetalen omdat het dossier niet op orde was.
Wilt u weten wat de wachttijd uw organisatie kost, dan rekenen wij het in een half uur met u door.
Bronnen
- Ondernemersplein (Rijksoverheid), loon doorbetalen bij ziekte. Maximaal twee jaar, minimaal 70 procent, aanvulling tot het minimumloon alleen in het eerste jaar, en de 70 procent geldt over het volledige loon inclusief toeslagen.
- Rijksoverheid, hoeveel loon krijg ik doorbetaald als ik ziek ben. Cao of arbeidsovereenkomst kan meer voorschrijven dan het wettelijke minimum.
- UWV, beoordeling re-integratieverslag. Bij onvoldoende re-integratie-inspanningen maximaal één jaar extra loondoorbetaling, zonder ontslagmogelijkheid in dat jaar, met een bekortingsverzoek als de re-integratie alsnog slaagt.
- UWV, Toetsing van het re-integratieverslag (RIV), resultaten naar bedrijfsomvang. Over 2015 tot en met 2017 leidde 11 procent van de toetsen tot een loonsanctie; 19.976 toetsen in 2015, 21.780 in 2016 en 23.860 in 2017. Naar bedrijfsgrootte: 8 procent tot 25 medewerkers, 9 procent bij 26 tot 100, 10 procent bij 101 tot 500 en 12 procent boven 500.
- ArboNed, kosten van een verzuimdag: 250 tot 400 euro per medewerker per dag.
- ArboNed en HumanCapitalCare, verzuimcijfers op basis van de gegevens van ruim een miljoen werknemers. Gemiddelde duur over 2025: 254 dagen bij stressgerelateerde klachten en 330 dagen bij burn-out.
- Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, wachttijden ggz. Totale wachttijd basis-ggz 14,1 weken, gespecialiseerde ggz 20,9 weken, peilmoment eerste kwartaal 2023.
