U mag bij een ziekmelding zes dingen vragen en vastleggen, en de oorzaak hoort daar niet bij. Ook niet als uw medewerker die zelf vertelt. Wat u wel krijgt, komt van de bedrijfsarts.
Bij psychisch verzuim mag u niet weten wat uw medewerker heeft. Niet de aard van de klacht, niet de oorzaak, en ook niet als hij het u uit zichzelf vertelt. Dat is geen beleefdheidsregel, dat is wet.
Tegelijk is dit de duurste post in uw verzuim. Psychische klachten zijn 8,8 procent van de verzuimgevallen en bijna een kwart van alle verzuimdagen.
Een onderhoudsbedrijf met 160 medewerkers kreeg in 2021 een boete van 15.000 euro omdat het in het verzuimsysteem bijhield welke klachten zieke medewerkers hadden (bron: Autoriteit Persoonsgegevens, 19 mei 2021). Dat bedrijf had geen kwade bedoelingen. Het legde vast wat de meeste werkgevers logisch vinden.
Hieronder staat wat u wel mag vragen, wat u niet mag vastleggen, wat u wel te horen krijgt en van wie, en wat u zelf kunt sturen zonder de oorzaak te kennen.
Dit is een beschrijving van de regels zoals de Autoriteit Persoonsgegevens ze heeft vastgelegd, geen juridisch advies. Wij zijn geen arbodienst en geen bedrijfsarts. Twijfelt u over een concreet geval, leg het dan voor aan uw arbodienst of een jurist arbeidsrecht.
Wat psychisch verzuim is en hoe groot het bij u is
Psychisch verzuim is verzuim waarbij de klacht in het hoofd zit en niet in het lijf: overspannenheid, burn-out, angst, somberheid, een rouwproces dat vastloopt. In de cijfers valt het onder “psychische klachten, overspannenheid en burn-out”.
Van alle werknemers die zich in een jaar ziek meldden, gaf 8,8 procent psychische klachten op als oorzaak van hun meest recente verzuim (bron: Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden, TNO, peiljaar 2025, via RIVM). Dat klinkt klein. Ongeveer één op de elf ziekmeldingen.
Maar kijk naar dagen in plaats van gevallen en het beeld kantelt. Bijna een kwart van al het verzuim werd veroorzaakt door langdurige stressgerelateerde klachten (bron: ArboNed en HumanCapitalCare, op basis van de gegevens van ruim een miljoen werknemers). Bij stressklachten duurt een traject gemiddeld 254 dagen, bij burn-out 330 dagen (cijfers over 2025).
Een griep kost u een week. Eén medewerker die overspannen thuis komt te zitten kost u ongeveer acht maanden. Bij 250 tot 400 euro per verzuimdag (bron: ArboNed) rekent u dat zelf uit. Wij hebben die rekensom uitgewerkt in ziekteverzuim terugdringen, waar de dagen echt zitten. Wat er in dat dagbedrag zit en waar het bij lang verzuim misgaat, staat in verzuimkosten: wat een verzuimdag u echt kost.
Wat u bij een ziekmelding wel mag vragen
Bij een ziekmelding mag u zes dingen vragen en vastleggen, en niet meer. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft die lijst in beleidsregels vastgelegd, en het is een gesloten lijst:
- Het telefoonnummer en het verpleegadres, zodat u uw medewerker kunt bereiken
- De vermoedelijke duur van het verzuim
- De lopende werkzaamheden en afspraken
- Of uw medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt, maar niet onder welke
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- Of er een verkeersongeval is met een aansprakelijke derde, in verband met regres
Dat is alles. De lijst gaat over uw bedrijfsvoering: wie neemt het werk over, hoe lang duurt het, en zijn er financiële gevolgen. Diezelfde zes horen ook de enige te zijn die uw verzuimprotocol uitvraagt; hoe u dat protocol opbouwt staat in verzuimbeleid opstellen: wat moet en wat helpt.
Let op punt twee. U mag vragen hoe lang het ongeveer gaat duren. U mag niet doorvragen naar waarom het zo lang duurt. Dat is precies de vraag waar het in de praktijk misgaat.
Wat u niet mag vragen over psychisch verzuim
U mag niet vragen naar de aard van de ziekte. Niet naar de oorzaak. En, dit verrast de meeste werkgevers, ook niet naar de beperkingen en mogelijkheden van uw medewerker.
De beleidsregels zijn daar ondubbelzinnig over: de werkgever mag in principe geen andere gezondheidsgegevens verwerken dan de zes hierboven. Ook niet met toestemming van de werknemer.
Die laatste zin gaat tegen het gevoel in. Uw medewerker belt op en zegt uit zichzelf: ik zit helemaal stuk, ik denk een burn-out. Dat mag hij zeggen. U mag ernaar luisteren. U mag het alleen niet vastleggen, en u mag er uw verzuimdossier niet op bouwen.
De reden is dat toestemming in een arbeidsrelatie niet vrij is. Wie afhankelijk is van zijn werkgever zegt niet makkelijk nee. Daarom telt die toestemming niet als geldige grondslag. Dat staat er niet om u dwars te zitten; het beschermt uw medewerker tegen een keuze die geen keuze is.
Er is één nauwe uitzondering. Vertelt uw medewerker uit zichzelf dat hij bijvoorbeeld epilepsie of suikerziekte heeft, en moeten collega’s dat weten om bij een aanval goed te kunnen handelen, dan mag dat worden vastgelegd. Dat gaat over veiligheid op de werkvloer, niet over uw verzuimdossier.
Praktisch betekent dit: een leidinggevende die belt en vraagt hoe het gaat, doet niets verkeerd. Een leidinggevende die het antwoord in het verzuimsysteem typt, wel.
Wat het kost als u het toch vastlegt
Op 19 mei 2021 legde de Autoriteit Persoonsgegevens een boete van 15.000 euro op aan CP&A, een onderhoudsbedrijf met ongeveer 160 medewerkers. Twee overtredingen.
De eerste: het bedrijf legde in het verzuimsysteem de aard en de oorzaak van ziekmeldingen vast, soms met de specifieke klachten erbij. De tweede: die verzuimregistratie was zonder inloggen via internet bereikbaar, terwijl voor systemen met gezondheidsgegevens meerfactorauthenticatie hoort.
Twee dingen maken deze zaak leerzaam voor een MKB-werkgever.
Het eerste is de omvang. 160 medewerkers is geen concern met een privacyafdeling. Dat is een bedrijf zoals dat van u, waar iemand van HR of de officemanager het verzuimsysteem beheert.
Het tweede is de hoogte. De Autoriteit Persoonsgegevens had op papier meer dan een miljoen euro kunnen opleggen. Zij verlaagde de boete tot 15.000 euro omdat het bedrijf een hogere boete nooit had kunnen betalen. De boete zegt dus niets over de ernst van de overtreding en alles over wat CP&A kon dragen.
Wat u wel te horen krijgt en van wie
U krijgt wel degelijk informatie over uw zieke medewerker, en die komt van de bedrijfsarts. Zelf mag u niets over de klacht vastleggen.
De bedrijfsarts mag als arts wel medische gegevens verwerken. Die vertaalt hij naar iets wat u kunt gebruiken: de functionele mogelijkheden en beperkingen. Wat kan deze medewerker nog wel, voor hoeveel uur, onder welke voorwaarden.
Geen diagnose, geen medicatie, geen verhaal. De beroepsvereniging van bedrijfsartsen is daar helder over: in die rapportage horen geen medische gegevens te staan, alleen wat voor de arbeidsgeschiktheid van belang is (bron: NVAB).
Dat komt bij u binnen in de probleemanalyse, uiterlijk in week zes van het verzuim.
Er is één nuance die in de praktijk vaak verkeerd gaat. Over die mogelijkheden en beperkingen mag u met uw medewerker praten, maar niet voordat de bedrijfsarts erover heeft geoordeeld, en niet op uw initiatief. Begint uw medewerker er zelf over, dan mag het gesprek er zijn. Vraagt u ernaar, dan vraagt u indirect naar zijn gezondheid.
Waarom uw medewerker uit zichzelf vaak niets zegt
Zelfs als u alles goed doet, hoort u het vaak niet. Een kwart van de werkende Nederlanders zou psychische problemen niet met de leidinggevende bespreken. Dat bleek uit onderzoek van Tilburg University onder bijna 900 werkenden (2020). De genoemde redenen: schaamte, angst voor de gevolgen voor de loopbaan, en de wens het zelf op te lossen.
Zet die twee dingen naast elkaar en u ziet het probleem. U mag er niet naar vragen. En in één op de vier gevallen zou uw medewerker het ook niet vertellen als u het wel mocht.
Het gevolg is dat psychisch verzuim vaak begint als iets anders. Een week griep. Rugklachten. Een paar losse ziektedagen die niemand opvalt. Pas als het niet overgaat, komt de bedrijfsarts erbij, en dan zijn er al weken voorbij.
Dat is ook waarom preventietips zo weinig opleveren als de rest van het proces niet staat. U kunt geen signalen herkennen die niet gegeven worden.
Wat u bij psychisch verzuim wel kunt sturen
Wat u bij psychisch verzuim wel kunt sturen is de snelheid: hoe lang uw medewerker wacht voordat er hulp is. De winst zit in de klok en niet in het dossier.
De wet zet eerst de momenten vast waarop er iets moet gebeuren. Uw arbodienst bewaakt die; ze staan hier zodat u ziet waar de tijd tussenin zit.
| Week | Wat er moet gebeuren | Wie |
|---|---|---|
| 1 | Ziekmelding doorgeven aan de arbodienst | U |
| 6 | Probleemanalyse | Bedrijfsarts |
| 8 | Plan van aanpak | U en uw medewerker |
| 42 | 42e-weeksmelding bij UWV | U |
| 52 | Eerstejaarsevaluatie | U en uw medewerker |
| 104 | Einde loondoorbetalingsplicht |
Tussen die momenten zit de tijd die u wel kunt beïnvloeden, en daar zit bij psychische klachten de grootste post: de wachttijd voor hulp. De totale wachttijd in de basis-ggz is 14,1 weken, in de gespecialiseerde ggz 20,9 weken (bron: Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, peilmoment eerste kwartaal 2023, de meest recente landelijke cijfers).
Reken dat om. Drie tot vijf maanden wachten, in een traject dat gemiddeld 254 dagen duurt. Dat is geen randverschijnsel, dat is een derde tot ruim de helft van het hele traject.
En om die weken te verkorten hoeft u niets te weten. U hoeft geen diagnose te kennen om uw medewerker sneller bij iemand aan tafel te krijgen. Dat is precies het punt: snelheid is stuurbaar zonder inhoud, en inhoud is voor u toch verboden terrein.
Wij hebben ons aanbod voor werkgevers op precies die grens gebouwd. Een intake binnen vijf werkdagen bij een gescreende therapeut of coach, anders is de eerste sessie gratis. U ziet dát er een traject loopt en hoeveel sessies er zijn geweest, en niet waar de gesprekken over gingen. Zo werkt hulp voor uw medewerkers, naast uw arbodienst.
Wat u deze maand kunt doen
Vier dingen, en ze gaan geen van alle over het herkennen van signalen.
Kijk in uw verzuimsysteem. Open drie willekeurige dossiers en lees wat er in de vrije tekstvelden staat. Staat daar iets over de klacht, de oorzaak, een diagnose of een behandeling, dan staat daar iets wat er niet hoort. Dat is de overtreding waar CP&A op werd beboet.
Controleer wie erbij kan. Wie heeft toegang tot de verzuimregistratie, en kan diegene inloggen met alleen een wachtwoord? Voor systemen met gezondheidsgegevens hoort meerfactorauthenticatie. Ook dat was in de zaak CP&A een aparte overtreding.
Spreek af wat er wel genoteerd wordt. Geef degene die de ziekmelding aanneemt de zes toegestane punten op papier. Dat is geen bureaucratie, dat is de hele lijst en hij past op een half A4.
Kijk naar uw doorlooptijd, niet naar uw verzuimpercentage. Hoeveel dagen zitten er tussen de ziekmelding en het moment dat uw medewerker bij iemand aan tafel zit? Dat getal kent bijna geen enkele werkgever, en het is het enige getal in dit hele verhaal waar u zelf aan kunt draaien.
Waar het bij psychisch verzuim op neerkomt
Psychisch verzuim is uw duurste verzuim en tegelijk het verzuim waarvan u het minste mag weten. Dat is geen ongelukkige combinatie maar een bewuste: de wet beschermt uw medewerker tegen een werkgever die te veel weet, en zij beschermt u tegen een dossier dat u niet had mogen aanleggen.
Wat overblijft is genoeg. U weet hoe lang het ongeveer duurt. U krijgt van de bedrijfsarts wat uw medewerker nog kan. En u bepaalt zelf hoe snel er hulp is.
Wilt u weten wat die wachttijd uw organisatie kost, dan rekenen wij het in een half uur met u door.
Bronnen
- Autoriteit Persoonsgegevens, Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, geldend sinds 29 april 2016, geraadpleegd 16 september 2026 via wetten.overheid.nl (BWBR0037896). De zes toegestane gegevens en het verbod om andere gezondheidsgegevens te verwerken, ook met toestemming.
- Autoriteit Persoonsgegevens, boete voor CP&A om privacyschending zieke werknemers, 19 mei 2021. Boete 15.000 euro, bedrijf met ongeveer 160 medewerkers, vastlegging van aard en oorzaak van ziekmeldingen en een verzuimregistratie zonder authenticatie.
- NVAB, Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde, kennisbank: mogen werkgever en werknemer over functionele mogelijkheden en beperkingen praten.
- RIVM, ziekteverzuim door psychische klachten, overspannenheid en burn-out, op basis van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO, peiljaar 2025. Aandeel van de verzuimgevallen 8,8 procent.
- ArboNed en HumanCapitalCare, verzuimcijfers op basis van de gegevens van ruim een miljoen werknemers. Bijna een kwart van al het verzuim door langdurige stressgerelateerde klachten. Gemiddelde duur over 2025: 254 dagen bij stressgerelateerde klachten en 330 dagen bij burn-out. Over 2023 waren dat 240 en 300 dagen, over 2024 250 en 318.
- ArboNed, kosten van een verzuimdag: 250 tot 400 euro per medewerker per dag.
- Tilburg University, onderzoek onder bijna 900 werkende Nederlanders, 2020. Een kwart zou psychische problemen niet met de leidinggevende bespreken.
- UWV, 42e-weeksmelding bij langdurig zieke werknemers. Boete tot 455 euro bij te late melding.
- Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, wachttijden ggz. Totale wachttijd basis-ggz 14,1 weken, gespecialiseerde ggz 20,9 weken, peilmoment eerste kwartaal 2023.
