Een verzuimbeleid is wettelijk verplicht, maar er bestaat geen verplicht model. De wet vraagt zes onderdelen en uw personeel moet ermee instemmen.
De wet verplicht u een verzuimbeleid te voeren. De wet zegt nergens hoe dat eruitziet.
Daarom begint u waarschijnlijk met een sjabloon. Dat gaat op twee plekken mis. Een sjabloon vraagt vaak gegevens die u niet mag vastleggen. En het regelt niets over het enige deel van het traject waar u nog tijd kunt winnen.
Hieronder staat wat de wet wel van u vraagt, wat er niet in mag, welke termijnen u moet halen, wie ermee moet instemmen, en welk onderdeel echt scheelt.
Dit is een beschrijving van de regels zoals ze gepubliceerd zijn, geen juridisch advies. Wij zijn geen arbodienst en geen bedrijfsarts. Laat uw beleid voor uw eigen situatie toetsen door uw arbodienst of een jurist arbeidsrecht.
Wat de wet van u vraagt bij een verzuimbeleid
Er bestaat geen wettelijk model voor een verzuimbeleid. Er bestaat wel een plicht.
Arboportaal, de site van het ministerie van Sociale Zaken, noemt het voeren van een ziekteverzuimbeleid “een impliciet omschreven wettelijke plicht” en verwijst naar artikel 2.9 van het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Daar staat dat de arbodienst u moet adviseren over een gestructureerd, systematisch en adequaat beleid voor arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim.
Impliciet betekent hier: de wet schrijft het resultaat voor en niet de vorm. U hoeft geen document met de titel Verzuimbeleid te hebben. U moet wel kunnen laten zien dat het geregeld is, en op papier is dat een stuk makkelijker.
Onder dat beleid ligt de risico-inventarisatie en -evaluatie, de RI&E. Die is wel hard verplicht, en bijna een derde van de bedrijven heeft er geen. In 2024 en 2025 had 68 procent van alle bedrijven in Nederland een RI&E (bron: Nederlandse Arbeidsinspectie, Arbo in Bedrijf, april 2026).
De Arbeidsinspectie werkt met normbedragen van 340 tot 13.500 euro, gecorrigeerd naar bedrijfsgrootte. Wat een ontbrekende RI&E precies kost, hangt dus af van uw omvang en van wat de inspecteur aantreft.
Begin dus niet bij het verzuimbeleid als de RI&E er nog niet is. Dan schrijft u een dak zonder muren.
De zes onderdelen die in een verzuimbeleid horen
Arboportaal noemt zes onderdelen van een effectief verzuimbeleid. Dat is geen wettelijke opsomming, maar het is wel de lijst waar het ministerie zelf naar wijst. Handiger houvast is er niet.
| Onderdeel | Wat het inhoudt |
|---|---|
| Verzuimpreventie | Voorkomen dat mensen uitvallen, met maatregelen uit uw RI&E |
| Verzuimprotocol | Hoe iemand zich ziek meldt, bij wie, en wat er daarna gebeurt |
| Verzuimtraining voor leidinggevenden | Leidinggevenden leren het gesprek voeren zonder naar de klacht te vragen |
| Verzuimregistratie en -analyse | Bijhouden en uitsplitsen hoeveel en hoe lang er verzuimd wordt |
| Re-integratiebegeleiding | De begeleiding terug naar werk, met de stappen uit de poortwachter |
| Conflictafhandeling | Een route voor verzuim dat met een conflict te maken heeft |
Het verzuimprotocol is het deel dat uw medewerkers echt lezen. Daarin staat hoe iemand zich ziek meldt, bij wie, voor hoe laat, en wat er daarna gebeurt. Het is ook het deel waar een fout het snelst tot een boete leidt, want hier raakt uw beleid de privacywet.
Wat er niet in uw verzuimprotocol mag staan
U mag bij een ziekmelding niet vragen wat uw medewerker heeft. Niet de aard van de klacht en niet de oorzaak. Ook niet als hij het uit zichzelf vertelt, en in beginsel ook niet als hij toestemming geeft.
De Autoriteit Persoonsgegevens redeneert dat een medewerker zich door de gezagsverhouding gedwongen kan voelen, waardoor die toestemming niet vrij is.
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt zes gegevens die u wel mag vastleggen: telefoonnummer en verpleegadres, de vermoedelijke duur, lopende werkzaamheden en afspraken, of een vangnetbepaling geldt, of het een arbeidsongeval is, en of er een verkeersongeval in het spel is waarbij een derde aansprakelijk kan zijn.
Er is één nauwe uitzondering. Vertelt uw medewerker uit zichzelf dat hij bijvoorbeeld epilepsie of suikerziekte heeft, en moeten collega’s dat weten om te kunnen ingrijpen, dan mag dat worden vastgelegd. Dat is de uitzondering, niet de route.
Verder geldt: meer niet. Een sjabloon met een veld “reden ziekmelding” of “klacht” zet u meteen in overtreding. Wat u wel en niet mag weten, en wat het kost als u het toch vastlegt, staat in psychisch verzuim: wat u wel en niet mag weten.
Één praktische regel voor uw protocol: laat de leidinggevende vragen wat iemand nog wél kan en wanneer hij weer verwacht te kunnen werken. Dat is toegestaan en het is bovendien het enige antwoord waar u iets mee doet.
De termijnen die uw verzuimbeleid moet bewaken
De Wet verbetering poortwachter legt vast wanneer wat klaar moet zijn. Uw beleid hoeft die wet niet uit te leggen, maar moet wel regelen dat iemand de termijnen bewaakt.
| Week | Wat er moet gebeuren |
|---|---|
| 0 | Ziekmelding, en melden bij uw arbodienst |
| 6 | Probleemanalyse door de bedrijfsarts, bij dreigend langdurig verzuim |
| 8 | Plan van aanpak, samen met uw medewerker |
| 42 | Ziekmelding bij UWV |
| 52 | Eerstejaarsevaluatie |
| 88 | Brief van UWV dat de WIA aangevraagd kan worden |
| 93 | Re-integratieverslag naar UWV, met de WIA-aanvraag van uw medewerker |
Let op het staartstuk: uw medewerker levert het re-integratieverslag in, niet u. Zorg dus dat hij zijn kopie ruim op tijd heeft, want een incompleet verslag is zíjn probleem en uw risico.
Twee van deze termijnen hebben een prijskaartje. Een te late melding in week 42 kost tot 455 euro (bron: UWV).
En als UWV na twee jaar oordeelt dat u te weinig aan re-integratie hebt gedaan, volgt een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling. Wat dat kost, hebben wij uitgerekend in verzuimkosten: wat een verzuimdag u echt kost.
Zet in uw beleid dus niet alleen wát er moet gebeuren, maar ook wie het bewaakt en waarin. Een agenda-afspraak met een naam erbij is genoeg. Een zin als “wij volgen de Wet verbetering poortwachter” is dat niet.
Uw contract met de arbodienst hoort bij het verzuimbeleid
Een verzuimbeleid dat niet aansluit op uw contract met de arbodienst, belooft dingen die u niet kunt leveren. Dat contract heeft zelf ook verplichte inhoud.
Volgens Arboportaal moeten deze zes onderdelen erin staan:
- overleg met de ondernemingsraad en de preventiemedewerker
- bezoek aan de werkplek door de bedrijfsarts
- de second opinion bij een andere bedrijfsarts
- een klachtenprocedure
- het melden van beroepsziekten
- advisering over preventie
De Arbeidsinspectie kan handhaven als het contract of een onderdeel ervan ontbreekt. Lees het dus een keer door voordat u uw beleid schrijft. Staat er minder in dan u aannam, dan belooft uw beleid iets dat uw arbodienst niet levert.
Uw personeel moet met het verzuimbeleid instemmen
Uw verzuimbeleid valt onder het instemmingsrecht van uw ondernemingsraad. Dat is het punt waarop een beleid achteraf onderuit kan gaan.
In de wet heet het “een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid” (Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 lid 1 onder d). Het instemmingsrecht geldt voor vaststellen, wijzigen én intrekken.
Wie er moet instemmen, hangt af van uw omvang. Vanaf 50 werknemers is een ondernemingsraad verplicht.
Bij 10 tot 50 werknemers moet u een personeelsvertegenwoordiging instellen als de meerderheid van uw personeel daarom vraagt of als uw cao het voorschrijft (bron: Ondernemersplein, Rijksoverheid).
Zo’n vertegenwoordiging heeft niet alle rechten van een ondernemingsraad, maar wel het instemmingsrecht op dit onderwerp: artikel 35c lid 3 verklaart onderdeel d uitdrukkelijk van toepassing.
Twee uitzonderingen. Hebt u geen ondernemingsraad en geen personeelsvertegenwoordiging, dan is er niemand die hoeft in te stemmen. En is het onderwerp al inhoudelijk geregeld in uw cao, dan vervalt de instemmingsplicht (artikel 27 lid 3).
Één nuance die er zelden bij staat. Een besluit zonder instemming is niet automatisch ongeldig. Het is pas nietig als de ondernemingsraad daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet (artikel 27 lid 5).
Dat is geen vrijbrief om het over te slaan. Het betekent dat een beleid jarenlang meeloopt en dan onderuit kan gaan op het slechtst denkbare moment, namelijk als er ruzie is over een dossier.
Waarom een verzuimbeleid uw verzuim niet verlaagt
Een verzuimbeleid verlaagt uw verzuim niet. U kunt er een schrijven dat juridisch klopt, door de ondernemingsraad komt en netjes in de map zit, en uw verzuimcijfer verandert er niet van.
Dat komt doordat beleid het proces regelt en niet de duur. Het zorgt dat de probleemanalyse er in week 6 is. Het zorgt niet dat uw medewerker in week 6 al hulp heeft.
Bij de korte ziekmeldingen maakt dat niets uit; een griep duurt een week met of zonder beleid. Bij de lange dossiers is de duur het enige dat telt. Waar die dagen precies zitten, hebben wij uitgesplitst in ziekteverzuim terugdringen, waar de dagen echt zitten.
Wat u in uw verzuimbeleid zet dat wel scheelt
Zet in uw verzuimbeleid wat er gebeurt tussen het advies van de bedrijfsarts en het eerste gesprek met een hulpverlener.
Dat is de enige plek in het hele traject waar u nog tijd kunt winnen.
De totale wachttijd in de basis-ggz is 14,1 weken, in de gespecialiseerde ggz 20,9 weken (bron: Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, peilmoment eerste kwartaal 2023). Drie tot vijf maanden, in een traject dat bij stressklachten gemiddeld acht maanden duurt.
Drie regels zijn genoeg:
Wie belt. Niet “de werkgever”, maar een functie met een naam erachter.
Binnen hoeveel werkdagen. Zet er een getal in. Zonder getal is het geen afspraak.
Wat er gebeurt als er geen plek is. Dit is de regel die het verschil maakt, want dit is waar het nu stilvalt.
Wij regelen dat laatste stuk. Een intake binnen vijf werkdagen bij een gescreende therapeut of coach, anders is de eerste sessie gratis. Naast uw arbodienst, niet in plaats daarvan: zo werkt hulp voor uw medewerkers.
Wat u deze maand kunt doen
Drie dingen, en u hoeft er geen beleid voor te herschrijven.
Zoek uw verzuimprotocol op en lees de eerste pagina. Staat er een veld voor de reden of de klacht, haal het eruit. Dat is één wijziging en hij kost u niets.
Lees uw contract met de arbodienst. Loop de zes verplichte onderdelen na. Ontbreekt er een, dan is dat een vraag aan uw arbodienst en geen zin in uw beleid.
Zet één naam bij de wettelijke momenten. Week 6, 8, 42, 52 en 93. Één persoon, één agenda. Dat is het goedkoopste deel van dit hele verhaal en het duurste als het misgaat.
Waar het bij een verzuimbeleid op neerkomt
Een verzuimbeleid is verplicht, vormvrij, en makkelijker dan de stappenplannen doen voorkomen. Arboportaal noemt zes onderdelen, uw contract met de arbodienst moet er zes bevatten, en uw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet ermee instemmen.
Wat de wet niet vraagt, is het enige dat uw verzuim korter maakt: een afspraak over wie de hulp regelt en binnen hoeveel dagen. Die afspraak kost u niets om toe te voegen en staat er nu waarschijnlijk niet in.
Wilt u weten wat de wachttijd uw organisatie kost, dan rekenen wij het in een half uur met u door.
Bronnen
- Arboportaal (ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid), Ziekteverzuimbeleid. Het voeren van een ziekteverzuimbeleid als impliciet omschreven wettelijke plicht, met verwijzing naar artikel 2.9 van het Arbeidsomstandighedenbesluit, en de zes onderdelen van een effectief beleid.
- Arboportaal, Waar moet het basiscontract aan voldoen. De zes verplichte onderdelen, en de bevoegdheid van de Nederlandse Arbeidsinspectie om te handhaven als het contract of een onderdeel ontbreekt.
- Nederlandse Arbeidsinspectie, Arbo in Bedrijf 2024-2025, gepubliceerd 23 april 2026. Het aandeel bedrijven met een RI&E blijft staan op 68 procent. Het voorgaande onderzoek (8 mei 2025, meetperiode 2022-2023) kwam op 64 procent en liet zien dat kleine bedrijven achterblijven.
- Nederlandse Arbeidsinspectie, Boetes arbeidsomstandighedenwetgeving. Zeven categorieën normbedragen van 340 tot 13.500 euro, met een correctie naar bedrijfsgrootte.
- Autoriteit Persoonsgegevens, regels voor werkgevers bij zieke werknemers, en de beleidsregels De zieke werknemer. De zes toegestane gegevens, waaronder een verkeersongeval met regresmogelijkheid, en het uitgangspunt dat aard en oorzaak ook met toestemming niet worden vastgelegd, met een nauwe uitzondering voor een aandoening die de medewerker zelf meldt en waar collega’s van moeten weten.
- UWV, Werkwijzer Poortwachter. Probleemanalyse na 6 ziekteweken bij dreigend langdurig verzuim, plan van aanpak binnen 2 weken daarna, eerstejaarsevaluatie na 52 weken, re-integratieverslag in de 93e week. UWV, Re-integratieverslag: de werknemer is er verantwoordelijk voor dat UWV het complete verslag ontvangt.
- UWV, 42e-weeksmelding bij langdurig zieke werknemers. Boete tot 455 euro bij te late melding.
- Wet op de ondernemingsraden. Instemmingsrecht voor een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid (artikel 27 lid 1 onder d); geen instemming nodig als de cao het onderwerp al inhoudelijk regelt (lid 3); nietigheid alleen bij een schriftelijk beroep binnen een maand (lid 5); artikel 35c lid 3 verklaart onderdeel d van toepassing op de personeelsvertegenwoordiging.
- Ondernemersplein (Rijksoverheid), Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, en Uw werknemer komt in de WIA. Ondernemingsraad verplicht vanaf 50 personen; personeelsvertegenwoordiging bij 10 tot 50 werknemers als de meerderheid daarom vraagt of de cao het voorschrijft. Brief van UWV na 88 weken, aanvraag binnen 6 weken daarna.
- Nederlandse Zorgautoriteit via RIVM, wachttijden ggz. Totale wachttijd basis-ggz 14,1 weken, gespecialiseerde ggz 20,9 weken, peilmoment eerste kwartaal 2023.
- ArboNed en HumanCapitalCare, verzuimcijfers op basis van de gegevens van ruim een miljoen werknemers. Gemiddelde duur over 2025: 254 dagen bij stressgerelateerde klachten en 330 dagen bij burn-out.
